事務職で働くのに有利な資格ってあるの?具体的な資格の種類を教えて

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事務職で働くのに有利な資格ってあるの?具体的な資格の種類を教えて

事務職といえば、会社組織では必ず必要とされる職種です。これまで、事務で働くのに資格が必要なイメージはありませんでした。

ところが現在では、事務の担当する範囲が広がっています。資料作成、データ集計などから、会社によっては経理や庶務、秘書といった専門業務が含まれることもあります。場合によっては契約書作成のサポートまですることもあります。事務と一口に言っても、仕事内容が大きく異なる場合が増えてきました。そこでここでは、事務職で働く際に有利になる資格をご紹介します。

「そもそも事務で働くのに資格が必要なの?」

事務で働く場合には資格は必要ではありませんが、資格があると優遇される、現場では即戦力として期待されることもあります。まずはそのお仕事内容を見てみましょう。

●事務の主な仕事内容
事務の主な仕事内容としては、資料の作成や内容をチェックする作業、ファイリング、データ集計、電話やメールでの顧客対応などです。場合によっては、請求書、納品書、契約書などの作成サポート作業も含まれます。
多くの企業では、これらの資料や書類を作成したり、整理したりする場合に、エクセルやワードといったマイクロソフトオフィスを使用しています。特にエクセルを使用する際は、データ集計後、グラフにするなど応用スキルを求められることもあります。また、最近ではメール対応が必須になっている組織も多く、デジタル時代にはPCスキルは必要不可欠といえます。
これ以外にも物品の発注や郵便物の仕分け・発送という物理的な作業も発生します。

●資格は必須ではないが、優遇されることがある
事務は資格よりも経験を求められることが多い仕事です。ただし資格を持っていると優遇されることもあります。先ほどエクセルやワードといったマイクロソフトオフィスのスキルの話をしましたが、これらのスキルをアピールするならMOS(※)の資格を取得すると良いでしょう。

また事務職を募集している場合は、現在の担当者が何かの理由で退職した場合の引継ぎ要員を探しているケースや人手不足といった理由があり、その場合は即戦力が求められます。未経験でも対応できる職場もありますが、応募するなら資格を習得しておくと未経験でも採用される可能性がアップします。

(※)MOS:Microsoft Office製品の操作スキルを証明できる国際資格のこと。Word、
Excel、PowerPoint、Access、Outlookの各アプリケーションについて試験を行います。また証明したいスキルによってレベルが選択できるようになっています。

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「事務で使える資格のイメージと具体例」

事務で使える資格としてはビジネスマナーやコミュニケーションスキルに関する資格のビジネス文書検定やパソコンスキルを示すMOSをはじめ、その会社の業務内容にあった資格があると有利です。

●どんな資格が事務のお仕事で役に立つの?
ビジネスマナーやコミュニケーション能力に関する資格には、ビジネス文書検定という資格があります。これは文書作成能力を示すもので、社会人として経験がある方でも取得が難しいと言われています。ビジネスの現場で、専門用語やビジネス用語、敬語やマナーなどを踏まえた正しい文書を作るための資格です。

またパソコンスキルを示すものとして、MOSがあり、これは一般的によく使われるWord、Excel、PowerPointが使えるマスター、その上級資格のエキスパートなどがあります。

また日商簿記検定があれば、財務・経理系のお仕事の幅が広がります。宅地建物取引士なら不動産関係の事務のお仕事にも役立ちます。

これ以外にも例えば医療事務ならレセプト、経理なら給与計算実務能力検定(2級)などがあれば優遇され、また収入アップも期待できます。

●事務のお仕事で使える資格の具体例
実際の事務のお仕事で役立つ資格をひとつひとつ具体的にご紹介しましょう。
・日商簿記検定
経理・財務系の資格で一番使えるものとして「日商簿記検定2級」があります。これは財務諸表を理解する力や企業の経営管理の基本的な知識が身に付きます。また資格の認知度が高いので、多くの企業では経理系の職種に就くときに資格習得を勧めています。特に現場で使える技能として評価されているのが2級です。

・宅地建物取引士
宅地建物取引士は土地や建物の売買に関する知識を判定する資格で、国家資格です。この資格は毎年受験申込者が20万人を超える人気の資格で、習得後は不動産取引法務の専門家としても働けます。
宅地建物取引士の資格は難易度が多少高いものの、国家資格の中では比較的合格率は高めになっています。

・TOEIC
TOEICはTest of English for International Communicationの略称で、名前を聞いたことがある方も多いのではないでしょうか。これはオフィスや日常生活の中で使う英語のコミュニケーション能力を判定するものです。約150カ国で実施されており、公平公正に評価される英語テストとして知られています。

試験はリーディングとリスニングの2種類あります。実際に就職や転職でTOEICを何点取れば有利になるかというと、その職場によっても基準が違います。一般学生から就職をして英語を使う職場なら700点、グローバル人材なら800点など、企業によってもスコアは違います。

・秘書技能検定
秘書技能検定は秘書に必要な技能や知識を判断する資格です。ビジネスの現場にふさわしい言葉使い、敬語など使った文書作成方法も身に付きます。ビジネスマナーだけでなく、一般常識を多く問われるので、秘書だけにこだわらず幅広い仕事領域で役に立つ資格です。

・MOS
マイクロソフトオフィスのワードやエクセル、パワーポイントといったスキルレベルを証明する資格です。多くの企業ですでに評価されているスキルなので、これがあるとその方のマイクロソフトオフィスのレベルがわかります。

・ビジネス文書検定
ビジネス文書検定はかつてのワープロ検定などが統合された、歴史のある資格の一つになっています。ここでは正しい文章を作る知識がアピールでき、ビジネス用語、専門用語、敬語やマナーなどの使い分けが可能であることをアピールできます。

・日商PC検定
日商PC検定とは、日本商工会議所が認定する資格です。データ分析や文書作成といったPCを使った実務能力が問われる資格です。この資格は一般事務の場合、高度な実務能力があることをアピールすることができます。

特に1級資格試験は年に数回しか開催されず、合格率も30%前後という比較的難関の資格になっています。

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「資格を取得するときの注意点」

資格を習得して仕事に活かしたい場合、まずはどんな仕事をしたいかということに注目します。やみくもに資格を習得するのではなく、やりたい仕事にあった資格を取得することで、就職や転職や役に立つことでしょう。

●やりたい仕事に合った資格を取得する
医療事務の資格を習得しておけば、レセプトが必要な病院や歯科医院などで仕事をすることも可能になります。スクールで学べば、受付業務以外にも診療報酬の計算や明細書を作成することができます。病院や歯科医院などで働くことにやりがいを見出して受付業務からレセプト業務を行いたいという方は、資格習得をお勧めします。

やりたい仕事があればそれに合った資格を習得するのが一番の近道です。

●効率的な勉強方法を身に付ける
資格習得には効率的な勉強方法を行ったほうが早く身に付きます。例えばスクールに通う、通信教育を選んでみる、といった形で自分に合ったスタイルを選んでみましょう。もちろん試験内容にあったテキストも販売されていますので、それを活用して過去の問題を解くというのも良いでしょう。

●資格の取得を目標にしない
資格習得はお仕事の幅を広げる、スキルアップをするには重要なことです。でも資格習得に熱心なあまり、本当の目的を見失わないようにしましょう。もちろん取得しておくことは、お仕事の幅を広げたりキャリアップにつながるので、積極的に取得するようにしましょう。

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「資格以外にも身に付けたいスキル」

資格以外にも身に付けておくと有利なスキルがいくつかあります。事務で活躍したいなら、ぜひとも身に付けておきましょう。

●基本的なPCスキル
PCのスキルとして必要なものが、まずはブラインドタッチです。これはキーボードを見ることなく、自然にタイピングできるスキルです。最近はこのブラインドタッチを上達させる便利なツールがネット上でも無料で利用できるので活用すると良いでしょう。

これ以外にもメールの送受信はマストになっています。そしてマイクロソフトオフィスの中でもエクセルやワードの簡単な操作はできると有利です。

●一般的なビジネスマナー
言うまでもありませんが、一般的なビジネスマナーとして最初にあげられるのが、電話応対や敬語です。これは社会生活を送る上でも必ず求められるスキルなので、ぜひ習得しておきましょう。

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「事務だからこそ資格を習得してキャリアアップを目指しましょう」

一般事務というとファイリングや電話応対、文書作成というイメージが多いかもしれません。しかし最近ではPCスキルだけでなく、メール対応やより難しいデータ整理作業など、その業務範囲が広がりました。資格を習得しておくと、業務範囲が広がったり、新たな業務が追加された場合にも対応することができます。そして色々な業務に対応できると、自然とキャリアアップも目指せるようになります。

また、その業種に特有の資格を習得することでさらにキャリアアップも目指すことが可能になります。これからの将来設計も含めて、自分に必要な資格が何かを考える機会にしてくださいね。

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