事務仕事って何をするの?お仕事の内容や必要なスキルが知りたい!

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事務仕事って何をするの?お仕事の内容や必要なスキルが知りたい!

オフィスワークの代表的な職種といえば、会社内の事務仕事を行う「一般事務」です。特に女性人気の高い職種です。しかし、ひとくちに一般事務といってもお仕事の内容は非常に幅広く、未経験でできるお仕事もあれば能力や経験、スキルが必要とされるお仕事も存在します。事務のお仕事を目指す方は、一般事務の仕事がどういうものか理解し、事務仕事に役立つスキルや資格を身につけておくことで人気職業である事務仕事への就職も有利になります。ここでは、事務仕事の内容や必要なスキルについて解説していきます。

事務仕事ってどんなことをするの?

これから就職活動をする人にとっては事務仕事がどのようなものなのかぼんやりとしたイメージしか浮かばない人も多いのではないでしょうか。事務仕事とはどのようなことをするのか解説していきます。

●事務仕事とは?
事務仕事とは、会社が事業経営する上で発生する細々とした庶務を担当するお仕事で、会社内では「縁の下の力持ち」のような役割を担っています。事務仕事はどのような業種でも発生しますので、民間企業や官公庁など様々な企業や団体で人材が募集されています。

先述したように事務仕事は幅が広く、資料作成に手が回らない営業部のサポートを行ったり膨大な量のデータ管理が必要になる経理部のサポートを行ったりなど、様々な部署でマルチに活躍するお仕事なのです。

●事務仕事の主なお仕事内容
事務仕事の代表的なお仕事内容について具体的に解説していきます。

・データ分析、書類作成
会社には顧客情報や売上など、企業経営にかかわる膨大なデータが存在します。それらのデータを管理したり、営業や経営に必要なデータの集計やチェックを行ったりすることも事務仕事のお仕事です。

営業や会議には、クライアントに提出する資料や会議資料が必要です。これらの資料を作成することや、作成・印刷された資料や書類を種類や日付別にファイリングしておくことも事務仕事の一環です。

そのほか、データや郵便物などの管理や伝票の処理・整理など、社内で必要な情報を一括管理する業務も事務が担当します。

・社内の備品管理
自分のお仕事に集中していると社内の備品の管理まで手が回らなくなります。そこをサポートするのが事務仕事の役割です。社内の備品や消耗品を管理し、不足しているものを購入して補充を行います。

このように社内の人間が快適に働ける環境を整えることも、事務としての重要な仕事のひとつです。

・来客や電話、メールなどの社外対応
事務仕事は社外の人との対応が必要な仕事もあります。お客様が来られた際のお茶出しや電話対応、問い合わせメールを確認して担当部署へ連携を取るなど社外対応を行うこともあります。

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事務仕事に必要なスキルと向いている人の特徴

事務仕事は特別な資格などは必要ありませんが、どんな人が向いているでしょうか?。事務仕事をする上で身につけておきたいスキルや、事務仕事に向いている人の特徴について解説していきます。

●事務仕事をする上で身につけておきたいスキル
・ビジネスマナー
事務仕事は社内外の人と触れ合う機会が非常に多いため、最低限のビジネスマナーが必要です。ビジネスマナーを学ぶには書籍で勉強するほか、ビジネスマナー研修を受けるとよいでしょう。

秘書検定やビジネス実務マナー検定など、事務仕事に関係が深い検定もあります。キャリアアップにもつながりますので、検定合格を目指して勉強してみるのもおすすめです。

・コミュニケーション能力
事務仕事は社内のサポートが基本です。自然と社員とのコミュニケーションが増えるので、コミュニケーション能力を磨くことで円滑に仕事を進めることができます。

社内だけでなく来客とのコミュニケーションも必要となるので、時と場合に応じたコミュニケーションが取れるようにしましょう。

・情報収集能力
事務職において、知識や情報の収集はとても重要です。社内の多種多様なお仕事に関わる業務であるため、人事の知識や営業の知識など関わるお仕事に対しての知識が豊富なほうがサポートもしやすくなります。なので、どんな場面でも対応できる情報収集能力を持っているととても重宝されます。

社員が困っていることや、必要な知識、情報を頭に入れておき、いつでもサポートをできるように準備しておきましょう。

・基本的なPCスキル
事務仕事は資料作成やデータ入力・分析などPCを使った業務が多いので、WordやExcelの操作など、基本的なPCスキルが必要となります。基本的な操作以外に、複雑な計算式を扱えると、より専門性の高いお仕事を任せられるようになり、仕事の幅が広がります。

一定以上のPCスキルを所持していると、就職や転職に有利になりますので、MOS(マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト)資格(WordやExcelなどのMicrosoft Office製品の操作レベルを証明する資格)などの資格を取得しておくとキャリアアップの強力な武器になります。

●一般事務に向いている人の特徴
・ホスピタリティがある人
事務仕事は働く人を支える業務なので、お仕事を通して人のために働きたい、手助けをしたいと考えている人は非常に事務仕事に向いていると言えます。

また、ほかの社員に対して気遣いや気配りができたり、来客対応や電話対応の際も丁寧に人と接したりできるようなホスピタリティのある人は、事務仕事はおすすめです。

・慎重かつ丁寧に仕事ができる人
書類作成や数字の計算など、ミスが許されない業務を担当することもありますので、細かい作業を慎重かつ丁寧に行なえる人が向いています。

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事務仕事のメリット・デメリット

人気の高い事務仕事ですが、もちろん事務仕事にはメリット・デメリットが存在します。事務仕事に就いた後に、あとで自分には合わなかったということがないように、事務仕事のメリットとデメリットについて解説していきます。

●事務仕事のメリット
・スケジュールが把握しやすい
事務仕事は突発的に発生するお仕事もありますが、基本的にはルーチンワークが多いため、1日の仕事量が把握しやすいのがメリットです。

そのため、上手にスケジューリングをしてお仕事をこなしていけば残業時間を少なくし、定時に帰ることも難しくありません。退社時間のコントロールもしやすくなります。

ほかのお仕事と比べてプライベートを重視した働き方がしやすいのも、事務仕事が人気である理由のひとつなのです。

・未経験でもチャレンジしやすい
PCを活用するデスクワークが中心、かつ専門知識はさほど必要とされていないので、未経験者でも取り組みやすいです。実際、未経験可の求人も多く出されています。

●事務仕事のデメリット
・裏方の仕事が多い
事務仕事は基本的に社内でお仕事をするもので、仕事内容も書類作成や備品管理など地道なお仕事が多いです。裏方に回ることがほとんどで表立って華やかに活躍する機会はそれほど多くはありません。会社のプロジェクトなどで華々しく活躍したいという人には物足りないと感じることもあるでしょう。

しかし、どんな華々しいプロジェクトでも陰ながら支える立ち位置のお仕事は必要とされます。同僚をサポートする仕事にやりがいを感じられる人には魅力的なお仕事です。

・お仕事の成果が見えにくい
裏方のお仕事が多いという性質上、直接会社の売上に結び付くお仕事を任されることが少なく、成果が見えにくいのがデメリットです。

成果や実績が見えないことでモチベーションが下がることもあります。そのため、事務仕事はすべてのお仕事に必要不可欠な役割であることを認識し、自分のお仕事が会社を支えているという意識を持つことが必要となります。

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事務仕事は円滑にお仕事を進めるための重要な役割を担っている、縁の下の力持ち的存在

事務仕事は、大きなプロジェクトを動かしたり、売上を上げたりというお仕事に比べたらサポート的な役割が中心で目立たないことがありますが、いないと会社全体の業務が円滑に回らない重要な役割を担っています。

お仕事の基本能力であるPCスキル・事務処理能力・ビジネススキルが身につきますので、経験を積むことでさらなるキャリアアップを目指すことも十分に可能です。

これから事務仕事をやりたいと思っている方はお仕事内容や求められる能力、メリット・デメリットをしっかり把握しておきましょう。

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