一般事務で働きたい!お仕事内容と働ける場所を詳しく教えて

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一般事務で働きたい!お仕事内容と働ける場所を詳しく教えて

そろそろ社会復帰して、やりがいを感じられるような働き方を探したい、と考えている主婦の方も多いのではないでしょうか。中には、最前線で働けるような営業力や専門的なスキルがなく、就職活動が心配と二の足を踏んでいる方もいらっしゃいませんか。そんなあなたに注目してほしいのが、一般事務のお仕事です。

一般事務は、パソコン作業やメール対応などデスクワークがメインながら、職場の縁の下の力持ちといえるサポート役。基本的なパソコンスキルと円滑なコミュニケーション能力があれば、事務経験のない主婦の方も十分に活躍できる職種です。今回は一般事務のお仕事内容や、働ける場所についてご紹介していきます。

一般事務ってどんな仕事?

そもそも一般事務とは、何と比べて「一般」というのでしょうか。ここでは、同じ事務職としてよく名前があがる営業事務との違いを見てみましょう。また、一般事務に求められるスキルについてもご紹介します。

●一般事務とは
一般事務の業務は、資料や契約書などの書類作成、来客・電話・メール対応、ファイリング、在庫管理などがあげられます。このように会社内のあらゆる事務作業を行っており、社内全般に向けたサポートが主なお仕事です。細かい内容は会社の業務内容や部署によって異なりますが、これらの業務は他部署の社員が働きやすい環境に整えたりするための、やりがいが感じられるお仕事です。OA事務と呼ばれることもあります。

●営業事務との違い
営業事務は、外回りなどで社外にいることが多い営業担当者のアシスタント業務を行っています。商品の受発注や請求書の発行などのパソコン作業のほか、取引先との電話対応などが主なお仕事です。さらに、営業担当者が使用するプレゼンテーションの資料作成に携わることもあります。まさに営業部・営業担当者のためのサポート役。一般事務は全社的なサポート役ですが、営業事務は部署の専門となり、自社商品や取引先の知識や情報なども必要な業務内容となります。

●一般事務に求められるスキル
業務自体はやはりデスクワークが中心になるため、パソコン作業がメインになります。そのため基本的なパソコンスキル、なかでも書類作成に欠かせない「ワード」「エクセル」は操作できるとよいでしょう。余裕があれば、「パワーポイント」も基本的な操作を覚えておくと便利です。

また、来客の対応や電話の取り次ぎなども会社の窓口を担う一般事務の大切な業務。所作や接遇など基本的なビジネスマナーは身につけておくとよいでしょう。また、ビジネスには欠かせないメールでのやりとりが発生する場合もありますので、ビジネスメールの書き方などの知識があるといざというとき役立ちます。

さらに取引先のみならず、社内のあらゆる部署とのコミュニケーションをスムーズに行うことが業務のコツです。依頼や指示を正確に理解し、遂行できるコミュニケーション能力も備えておくとよいでしょう。

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一般事務の主なお仕事内容とは?

それでは、一般事務の主な仕事内容をいくつか見ていきましょう。ここでは一般的な業務内容をご紹介していますが、実際の内容は会社の業務内容や配属先によって変わります。

●一般事務の主な仕事
・書類作成、管理
データ入力やイベントの案内、社内会議用の書類、社内会議の議事録など、社内に関わるあらゆる資料・書類の作成をします。会社側が用意しているフォーマットを使う場合がほとんどですが、フォーマットからつくる場合もあります。また作成・印刷された資料や書類をカテゴリー別にファイリングしたり、管理したりすることもお仕事のひとつです。

・郵便物の仕分け、発送
毎日届く会社宛ての郵便物。これらを担当部署・担当者別に正確に仕分けたり、届けたりします。また、ニュースリリースや案内状など会社からの発行物があれば、梱包、宛名書き、発送を行うこともあります。

・備品管理
コピー機・パソコンなどの社内備品を管理したり、文房具や日用品などの消耗品の在庫チェックや、発注も一般事務のお仕事です。また、パソコンやエアコンなどの故障した備品の修理依頼や定期的なメンテナンス依頼など、働く環境を整えることも大切な業務のひとつです。

・来客、電話応対
会社の代表窓口でもある一般事務。来客や取引先からの電話を担当者へ取り次いだり、来客を応接スペースに案内したりします。来客や会議に合わせて飲み物を用意したり、資料を配布するなど会議の用意をしたりすることもあります。

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一般事務の仕事ができる場所と働き方

最後に、一般事務の職種が活躍できる場所を4つに分けてご紹介します。

●一般企業
一般事務職の多くは、一般企業が仕事の場になります。任される業務は多岐に渡るため、専門的な知識より、基本的なパソコンスキル、ビジネスマナー、そして理解力、遂行力が必要です。もちろんそれらを踏まえたコミュニケーション能力も求められるでしょう。主に企業ホームページや求人サイトから応募します。

●官公庁
官庁や、区役所・市役所といった官公庁の窓口業務や備品管理、データ入力、書類作成などが主なお仕事です。地方公務員、国家公務員として事務職員に応募するか、臨時職員に応募します。地方公務員、国家公務員は応募年齢が限定されている場合がありますので、募集要項をしっかり確認しましょう。また、臨時職員の場合は雇用期間が定められていますので、こちらも確認を。雇用期間終了後、再度任期を更新されるケースもあります。

●法曹界
無資格・未経験でも一般事務として働くことができますが、法律の知識があるとよりスムーズにお仕事ができるといわれています。お仕事内容は、弁護士監督の下、裁判所や訴訟相手に提出する書類作成を行ったり、資料収集や調査を行ったりします。さらに依頼者との電話応対やアポイントの調整など窓口業務もあります。法律事務所や税理士事務所などの事務募集に応募します。

●医療機関
総務課、人事課、経理課といった医療機関の経営管理に携わる部門でのお仕事です。配属先によって細かい業務内容は変わりますが、人事課なら勤怠管理、給与計算、経理課なら医療機関の収支計算や報告書の作成などがあります。繁忙期や医療機関の規模によっては、医療事務を兼務する場合もありますので、資格や知識があるとさらに働きやすいでしょう。病院や薬局などの一般事務で応募します。

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人と向き合いサポートするためのコミュニケーションが第一

一般事務というと、データの作成や電話対応などの淡々としたデスクワークをイメージしがちです。しかし、実際は社内のあらゆる業務に対応していくための理解力と遂行力、また業務を通じて社内スタッフをサポートするという気持ちが大切な職種であることがわかります。

そのためには、円滑なコミュニケーションが大切。パソコンと向き合っているだけでは相手の気持ちがわからず、依頼や指示が正確に読み取れなくなってしまいます。しっかりと人と向き合いながら仕事を行えば、業務も確実に進めることができるでしょう。そして完遂することで会社の役に立てる…ひいてはやりがいを感じられる職種であるといえます。
いざ社会に復帰となると、専門性やスキルアップ、キャリアアップなどの言葉が気になりますが、一般事務は未経験でもチャレンジできるお仕事です。まずはお仕事がしたいという気持ちを前面に出して、着実な一歩を踏み出してみましょう。

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