貿易事務ってどんなお仕事?身に付けておきたいスキルと働くメリット

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貿易事務ってどんなお仕事?身に付けておきたいスキルと働くメリット

貿易の仕事の中でも、貿易実務の事務を専門に行う職種を貿易事務と呼びます。この仕事は、事務の知識だけでなく、貿易の輸出入関連の専門知識や語学力などが必要ですので、募集の際に必須とされるスキルが、一般事務と比較すると若干高くなります。

しかし、必要なスキルを身につけておけば、未経験でも貿易事務のお仕事に挑戦することができます。ここでは、貿易事務のお仕事内容や、事前に身に付けておきたいスキル、働くメリットについてご紹介します。

貿易事務ってどんなお仕事?

貿易事務とは、その名前の通りで輸出入に関する事務手続きを行う職種です。具体的には貿易関係の企業で働く事務の職種ですが一般の事務とは異なります。

●貿易事務のお仕事とは
貿易に関わる企業で働く専門の事務職を貿易事務と呼びます。貿易事務が必要な企業としては商社やメーカーなどが多いでしょう。一般的な事務との違いは仕事の専門性の違いや、貿易関係の専門知識、語学力などが必要な点です 。どの企業でも必ず英語などの語学や貿易関係の知識が必要になるとは限りませんが、これらのスキルがあると転職に困りません。

●貿易事務の主なお仕事内容
・貿易に関係する書類の作成、確認、送付 など
海外と取引を行う貿易は、国内取引と比べるとリスクが伴います。なぜかというと、文化・商習慣の差異があること、商品納入方法や代金支払い方法の違い、長距離輸送による事故の危険性などがあるからです。

これらのリスクを未然に回避するために、関係書類の作成や手続きが必要です。取引商品数やサービス価格、取引条件などを明記した書類を作成することで確かな証拠とし、取引するときに使用しています。

・出荷、輸送、通関などの手配
貿易事務は、輸出入する品物などに関する輸送業務を行うことが多くなります。例えば家電製品や自動車など、それらの工業製品を製造するメーカーなら、輸出する場合にさまざまな手配をしなければなりません。例えば工場に対して出荷依頼をしたり、工場から海外に対して輸送するための船や飛行機の手配を行ったり、同時に輸出通関の手配もしなければなりません。

輸出入業務がスムーズに執り行われるためには、関係先との交渉や密な連携が必要になってきます。このような場合に、海外の会社とのやり取りが必要になれば、英語力は最低限でも必要になるでしょう。ただしどの国と取引するかによっても必要言語が違ってきます。

・商品の出荷、納入管理
貿易事務は、上記のような輸出入をスムーズに行うための各種手配だけでなく、お客さまが注文した品物数や納期を正確にデータで入力することも必要です。そして品物の保管されている工場や倉庫の在庫確認をして、お客さまに確実に届くように管理する作業も行います。

場合によっては天候の状況で輸送が遅れることもあるので、その都度スケジュールを調整したり、代替プランをお客さまに提案して問題が発生しないように管理していきます。また会社によっては検品まで任されるケースもあります。

・各部署との連携
貿易事務は基本的に定型の仕事を行うことが多い職種です。ルーティンワークが主になりますが、関係部署との密な連携も必要になるので、コミュニケーション能力は重要です。最初はコミュニケーション能力に自信がない方も、仕事を通じて徐々にアップしていくケースもあるので、あきらめずにコミュニケーション能力を伸ばす努力をしてみてください。

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貿易事務として働くメリット

貿易事務として働くメリットは幅広くあります。事務といっても専門性の高い分野になるので、仕事を通じて高いスキルを身に付けることが可能です。

●語学力が身に付く
海外の企業と取引を行うことが多い会社では、自然に語学力が身に付きます。貿易事務は語学力を活かした仕事がしたい方や海外企業とのビジネスに興味がある方に向いているお仕事です。業務でメールや電話を使ったやり取りでも英語を使うことが多くなるでしょう。

貿易事務で身に付けたスキルは、さまざまな分野へのキャリアチェンジに役立つ可能性があります。例えば転職先として、外資系企業やIT企業など、商社やメーカー以外の業種にチャレンジすることも可能
になるでしょう。

●専門知識を得られる
貿易事務の仕事をすると、輸出入に関わる基本的な知識が習得できます。例えば商品やお金の流れ、貿易に関わる法律の知識を身に付けると、さらにスキルアップが目指せるようになります。そしてこれらの専門知識があると、転職したい場合でも有利に働いて、別の業種にチャレンジすることも可能になるでしょう。また貿易事務の採用においては、経験者が優遇されやすいのですが、未経験者でも挑戦してみてください。語学が得意な方、海外経験が長い方なら、ぜひ一度チャレンジしてみても損にはなりません。

また、将来的にフリーのバイヤーとして独立開業することも可能になります。貿易事務のキャリアを積むといろいろな方面に転職の機会を得ることができるようになるでしょう。

●コミュニケーション能力がアップする
貿易事務の仕事では、各部署や国内外の取引先と常に連絡や連携が必要になります。また取引先会社だけでなく、輸送会社や保険会社、銀行などとも連携しなければなりません。多業種の会社との「やり取り」「連携」等は、自己のコミュニケーション能力の向上だけでなく、相手の考えや要望をくみとるスキルが飛躍的に向上します。仕事をしていくうちに、物事を整理して伝える力が自然に身に付くようになるでしょう。

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貿易事務で働くために必要なスキル

貿易事務で働くためには、海外とのやり取りだけでなく、通関手続きなどを行わなければなりません。そのためには以下のようなスキルが必要になります。

●基本的な語学力
貿易事務のお仕事では、語学力が必須スキルの一つと言われています。その理由は英語で記載された書類を取り扱うことが多いためです。特に輸出入関連の書類は、英語で書かれている場合がほとんどです。担当業務の種類によっては、英会話のスキルが必要になることもあります。

また複数の言語を習得していると、貿易事務として採用される場合でもかなり有利になります。特に中国語やスペイン語、フランス語、韓国語などを習得していると、採用されやすいでしょう。経験者から採用されることが多い貿易事務ですが、英語のスキルが高いと未経験でも採用される可能性があります。そのくらい英語のスキルは重視されることが多いと言えます。

●事務処理能力の高さと正確さ
貿易事務の仕事では、語学力だけでなく事務処理能力も重視されています。ひとつは貿易取引に欠かせない書類作成能力です。例えば見積書や伝票の作成では、大きな金額を動かす書類もあるので、そんな場合は正確さとスピード性が求められます。複数の企業との取引を一人で担当することもあるので、一定レベル以上の事務処理能力が必須になるでしょう。

書類作成用のソフトを使いこなすだけでなく、書類作成にあたっては慎重にミスがないように進める必要があるため、細かい作業が得意な人に向いているお仕事です。

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貿易事務のお仕事を始める際に覚えておきたいポイント

貿易事務のお仕事を始める前に、覚えておきたいポイントのいくつかをご紹介します。これからチャレンジしようと思っている方はぜひ参考にしてください。

●自身の経験をしっかりとアピールする
語学力がある方は、積極的にアピールしてみましょう。どの程度の語学力があるのかをアピールするには、TOEICやTOEFLの点数や海外留学経験などを明記しておきます。現在も何か特定の分野の勉強を継続していることを伝えたり、海外留学経験のある方はどの程度の英語力が付いたのかを具体的に説明できたりすると良いでしょう。また募集企業の業務やグローバルビジネスに関心が高いことも上手にアピールしてみてください。そして会社に対してどのように自分が貢献できるのかをわかりやすく説明してみましょう。

志望動機を伝える場合は、自分の関心を持っている部分が貿易事務だけでなく、応募先の企業の業務全般であることを伝えてください。またしっかりと貿易事務というお仕事を把握しておき、貿易事務のどんな部分に興味があるのかを志望動機で説明しておくと良い印象が付くはずです。

●資格を持っていると採用で有利になる可能性がある
貿易事務の求人に応募するなら、取得しておくと有利になる資格がいくつかあります。資格を持っている方が必ずしも優先されるわけではありませんが、最終選考で同じレベルの応募者との比較となった場合、資格を持っている方が「仕事に対して理解がある」と、有利になる可能性もあります。

例えば検定なら貿易実務検定や通関士などがありますが、貿易関連の資格習得はスキルのアピールだけでなく、いかに自分が貿易事務に対して関心が高いのかを見せるためにも良い方法です。

貿易実務検定にはC~A級があります。これは貿易実務を始めるにあたっての事前知識の証明として良い資格になるでしょう。C級は定型的な貿易業務がこなせるレベル、B・A級は貿易マーケティングという科目が加わるのでCより幅広い視野で貿易実務を行うことができる能力を証明してくれます。

また通関士という資格は税関で貨物の輸出入の許可を取る手続きを行うのに必須の資格です。通関士は国家資格になりますが、キャリアアップされたい方はぜひチャレンジしてみると良いでしょう。

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貿易事務は高い専門性を求められる仕事です

貿易事務のお仕事を始めるときは、誰もが未経験からのスタートです。これはどんな仕事でも同様ですが、最初からどんな人でも貿易事務のエキスパートではありません。先輩社員のアシスタントとして仕事をしていくうちに、徐々に貿易事務に関する経験が積まれ、それに応じて専門家としてのスキルもアップしていくでしょう。

経験者の募集が多いこともありますが、未経験でも募集している企業はあります。その場合には英語力とコミュニケーション能力がどの程度あるのかがポイントになるでしょう。もし英語力やコミュニケーション能力に自信があるなら、面接ではその能力をアピールしてみてください。またここでご紹介した貿易実務検定試験にパスしておくというのも良いアピールになりますね。

常に勉強する姿勢を見せて、スキルアップするために努力しているというスタンスをアピールしていくことが大切です。

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