エクセル版の家計簿でお金の出入りをカシコく管理!どうやって作る?

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エクセル版の家計簿でお金の出入りをカシコく管理!どうやって作る?

家計管理のために書店で販売している家計簿ノートを購入したけれど、自分が使いやすいタイプではないために記入が長続きしないという人は多いのではないでしょうか。またPCを使い慣れている人だと、手書きの面倒さで長続きしないということもあるでしょう。 PC操作をすることができ、エクセルを使うことができる環境であればエクセルで家計簿を作って簡単に家計を管理することが可能になるのです。

今回はエクセルで家計簿を作るメリットや、実際にエクセルで家計簿を作る方法、作成したエクセル版の家計簿の活用術についてお話していきます。

エクセルで家計簿を作るとどんなメリットがあるの?

表計算ソフトのエクセルを使って家計簿を自作するというと、難しい関数を使ったりするイメージを持つ人が多いです。しかし実際には基本的な知識があれば誰でも簡単に作ることができるのです。また家計簿をエクセルで自作することで、大きなメリットがいくつかあります。まずはエクセルを自作するときのメリットについて説明していきましょう。

●ソフトウェアを導入する手間がかからない
PCを自分で組み立て、あるいはメーカー独自の組み立てPCの場合はエクセルが入っていないものがありますが、基本的に家電量販店などで一般向けに販売されているPCには、エクセルが既にインストールされていることが多いです。エクセルがインストールされていないPCでも、エクセルの製造・販売もとであるマイクロソフトの公式サイトで、オンライン上で使用できる無料版のエクセルもあります。

エクセルと同じ機能を持ったGoogleが無料で提供している「スプレットシート」やエクセルと互換性があり同じような機能を持つ「オープンオフィス」など、無料で使用できるソフトを使えば、そのために追加で費用を支払う必要がありません。また有料のエクセルでも、無料で使用できるお試し期間が一ヵ月ほど設けられている場合があるので、無料期間に作成して使い勝手がよければ有料に切り替えるという方法をとることも可能です。

●スマホやタブレットでも使用できる
エクセルやGoogleのスプレッドシートは専用アプリを落とせば、スマートフォンやタブレットでも使用することが可能になります。データをオンラインフォルダに保存しておけば、外出していてもスマートフォンやタブレットからいつでもどこでもデータを入力することが可能になるのです。

自宅にいる場合買い物を終えて帰宅したときに、わざわざPCを立ち上げて入力するのが面倒で、後回しになり、入力を忘れてしまうという人もいることでしょう。スマートフォンやタブレットにエクセルやGoogleのスプレッドシートアプリを入れておけば、アプリを起動させるだけで買い物直後にデータを入力することが可能になるので、入力忘れを防ぐこともできます。

●記入ミスの修正をしやすい
書店などで販売しているノートタイプの家計簿の場合、ボールペンなどで記入すると金額間違いを訂正すると見た目が汚くなりって見えにくくなってしまうことがあります。その結果、自分で書いたにもかかわらず、数字の見間違いを起こして計算ミスをしてしまい、金額が異なって再度計算をしなければならないという手間が発生します。

しかしエクセルやスプレッドシートで自作した家計簿を使えば、数字や項目を修正しても綺麗な状態を維持できますし、自動計算するように数式を入れておけば、計算し直しをする手間を省くことが可能になります。

●入力データの集計が楽になる
エクセルやスプレッドシートでは「関数」という機能があり、数式を設定しておけば、数字を入れるだけで自動的に計算をしてくれます。足し算などの単純な計算から、平均などを求める複雑な式まで、自分の好きな計算をすることが可能です。上手く関数を使用することで1ヵ月の支出の合計や、項目ごとの支出合計、支出の平均値などを算出することが可能です。

またエクセルやスプレッドシートのような表計算ソフトでは、数値からグラフを作成することが可能なのです。数値ではわかりにくくてもグラフ化することで、毎月の無駄遣い状況や節約状況を視覚的に確認することもできます。

●自分好みにカスタマイズできる
家計簿をエクセルで自作するときのメリットとして「自分好みの家計簿を作ることができる」ということがあります。市販の家計簿ソフトはソフトのプログラムの知識やデザインに関するHTMLの知識がない場合には、自分が使いやすいようにカスタマイズすることが難しいものが多いです。

しかしエクセルを使い自分で家計簿ファイルを作成するときには、何もない状態から作成するため、色や項目の配置、フォントの大きさから種類といったもの、細かなものまで設定することができます。使い勝手や画面のデザインなど、すべて自分好みにすることができるので、自分で家計簿を作り使う楽しさも出てきます。

●OSを選ばない
エクセルはマイクロソフトが製作・販売しているソフトなので、Windowsでしか動かないと思っている人も多いのではないでしょうか。実はWindowsソフトでもMac(Macintosh)で使うことができるのです。ひと昔前はMacとWindowsはあまり互換性がなく、変換ソフトを使う必要がありましたが、アップデートを重ね、ユーザーからの要望を取り入れることでエクセルの入っているMicrosoft Officeとの互換性が高くなっていきました。

そのため自宅のMacで作成したエクセルの家計簿を他のWindowsパソコンで開いたり、逆にWindowsで作成した家計簿をMacで開いたりしてデータを入力することも可能です。つまり、使用するパソコンを選ぶ必要がないのです。

エクセル版家計簿の作り方

それではここから、実際にエクセルで家計簿を作る方法について解説していきましょう。家計簿を作る手順は、まずレイアウトを作り、その後各項目に必要な計算をするために数式を設定していきます。

●レイアウトを作成する
家計簿を作るときは最初に「毎月の日付記入欄や収支欄、残高、翌月への繰り越し総額を記入する欄」をつくりましょう。さらに収入には給料といった品目を設定し、支出には「家賃や保険費用、食費・光熱費や医療費・日用品・ガソリン代」といった細かな品目を設定します。

しかし品目を細かく設定しすぎると、入力するときに小分けにしなければならなくなって手間がかかり、データ集計が大変になってくるのでエクセルの扱いに慣れるまでは一日の合計のみを記入するといった形式でも構いません。入力する金額は税込み・税抜きどちらでも構いませんが、統一する必要があります。

さらに一ヵ月ごとにシートを分けることで表示をすっきりさせ、見やすい家計簿を作ることが可能です。シートに細かく書き込んでいくうちに、自分で見やすい位置などがはっきりとしてくるので、自分が使いやすく見やすいレイアウトに変えていきます。どうしても見やすいレイアウトや使いやすいレイアウトが浮かばないときは、ネットから無料でダウンロードして使用することのできるエクセル用の家計簿テンプレートを、ダウンロードして使うことも考えてみてください。

●数式を設定する
普段お仕事でエクセルを使っている人はご存知かと思いますが、エクセルは様々な計算を自動で行うことのできる「関数」の機能が備わっています。自動で計算するといっても、初期設定は人間が手動で行うため、複雑な計算になってくると関数がエラーを起こしやすくなってしまうのです。

一般家庭で使用する家計簿には、そこまで難しい計算式は必要ないので、基本的な「SUM(サム)」関数を使います。SUM関数は指定したセル内の数字を足して合計を出してくれる関数です。合計額を表示させたいセルに「=SUM(合計する範囲内にある最初のセル:合計したいセルの最後にあるセル)」という形で入力すると、範囲内に入力した数字の合計が表示されます。

収支の合計欄や残高、繰り越し欄などに数式を入れておくことで、入力するたびに計算をしなおし、最新の数値を反映することができるのです。エクセルの数式や関数を使用すると、自動計算になるため手動で計算したときよりも間違いが減ります。

例えば、A1からA30までの合計をC1に表示したいのならば、C1のセルに「=SUM(A1:A30)」と入力すると、C1にA1からA30に入力された数字の合計が表示されます。引き算をする場合も数式は簡単です。B1に入力されている数字からD1に入力されている数字を引きたい場合には、計算式の結果を表示させたいセルに「=B1-D1」と入力します。

自分で関数や数式の設定をするのが面倒だという場合には、ネットでダウンロードしたひな形にはたいてい数式や関数が設定されているので、そういったものを使うのもよいかもしれません。

エクセル版家計簿の活用術

自分で作ったエクセルの家計簿を使いこんでいくうちに、もっと使いやすく細かなデータを集計して視覚的にもわかりやすくしたいと思ってくるようになるでしょう。エクセルを使った家計簿では、計算以外の機能を活用することで、視覚的にも収支の流れをわかりやすく表示することも可能なのです。

エクセルの家計簿の扱いに慣れてきたら、応用してさまざまな角度から家計を見てみると、今まで気が付かなかった無駄な出費や節約できる費用などが浮き彫りになるかもしれません。

●項目ごとの合計額を表示させる
最初に作ったエクセル表の項目が大雑把なものだったり、1日の合計のみを入力するタイプであったりする場合は、さらに細かく食費や日用品の購入費、光熱費や保険料といった項目に分けて、それぞれの合計金額を反映させてみましょう。入力項目を細かく設定することで、一ヵ月の支出でどの費用が多くなっているのかをチェックすることが可能になります。

具体的にはSUM関数より集計機能の優れている「ピボットテーブル」や、フィルタリングをすることができる「フィルタ機能」を使うことで簡単に設定することが可能です。費用ごとの支出の合計をきちんと数値にし「見える化」することで、無駄な支出や節約できる項目を発見することができるようになります。

●年間の家計決算書を作成する
エクセル家計簿で「一年間の家計の決算書」を作成することも可能です。決算書と聞くととても手間がかかり面倒だと思いがちですが、自動でデータの集約をする「ピボットテーブル」機能を使うことで楽に決算書を作ることが可能になります。費目ごとで集計をすることが可能で、エクセルの「グラフ機能」を使って視覚的にも見やすくすることも可能です。

家計の決算書を作ることで、一年間でいくらの収支があったのか、どの費用が多かったのかなどを振り返ることができます。前年度のものと比較してみることで、翌年の収支の見込みを予想することが可能になるのです。翌年の見込み金額を想定できれば、一年間でどれくらい貯金をすることができるのかといったことや、年間を通じて節約することが可能な項目を探すこともできるようになります。

エクセルで作った家計簿を元に節約上手になろう!

今回はエクセルを使って自分で家計簿を作成し使用したときのメリットや、エクセルでの家計簿の作り方・応用方法などについて解説しました。手書きで記入をする、または手動計算で間違えてやり直しが多くなりつけるのが面倒だと三日坊主で終わる人も多い家計簿ですが、エクセルを活用することで記入しやすく計算不要の家計簿をつくることができます。きちんと毎日家計簿をつけお金の流れを視覚化することで、むだ遣いが見えるようになり、節約意識が芽生えてくるのです。

貯金が少なく不安だったり、生活費が足りなくて苦しかったりといったときには、まずは家計簿をつけて生活を見直してみることが大切です。収支を視覚化することで、無駄な支出を減らし少しずつでも貯蓄にお金を回すことができるようになります。エクセルで家計簿を作って節約上手・貯蓄上手を目指しませんか?

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